HaiLa pentru restaurante
Acord de prelucrare a datelor (DPA)
Acest acord stabilește rolurile și responsabilitățile HaiLa și ale Restaurantului în prelucrarea datelor cu caracter personal prin platforma HaiLa. Cuprinde regulile pentru fluxurile în care părțile acționează ca operatori independenți și clauzele aplicabile atunci când HaiLa prelucrează date în numele Restaurantului, ca persoană împuternicită (Partea B).
Versiunea 1.1, în vigoare din 1 octombrie 2026
Părțile
HaiLa Tech SRL („HaiLa”), cu sediul în str. Vlaicu Pârcălab 63, Chișinău MD-2012, Republica Moldova, acționează ca persoană împuternicită pentru datele pe care le prelucrează în numele Restaurantului și ca operator independent pentru datele proprii, potrivit matricei rolurilor din secțiunea 3. Contact pentru protecția datelor: dpo@haila.md.
Restaurantul este entitatea juridică sau profesionistul care a acceptat Termenii și condițiile pentru restaurante și care acționează ca operator pentru datele propriilor clienți, potrivit aceleiași matrice.
Prezentul DPA se aplică fiecărui Restaurant care utilizează serviciile HaiLa. Datele de identificare ale Restaurantului, contactul său pentru protecția datelor și data intrării în vigoare sunt cele din Contractul principal, din formularul de aderare sau din oferta acceptată.
1. Scopul și statutul DPA
Prezentul Acord de prelucrare a datelor („DPA”), denumit în Termenii și condițiile pentru restaurante și „Anexa privind prelucrarea datelor”, face parte din contractul dintre HaiLa și Restaurant și stabilește rolurile, responsabilitățile și condițiile aplicabile prelucrării datelor cu caracter personal prin platforma HaiLa.
Părțile recunosc că rolul juridic nu este determinat de denumirea comercială a datelor și nici de noțiunea de „proprietate asupra datelor”, ci de cine stabilește scopurile și mijloacele prelucrării pentru fiecare flux concret.
DPA se raportează la Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal, în vigoare din 23 august 2026, și la principiile GDPR transpuse prin acest cadru.
2. Definiții
| Termen | Semnificație |
|---|---|
| Date HaiLa | Date pentru care HaiLa stabilește scopurile și mijloacele prelucrării în cadrul serviciului HaiLa, de exemplu contul HaiLa, numărul de telefon, prenumele, preferințele de rezervare, istoricul interacțiunilor și indicatorii necesari funcționării și securității platformei. |
| Datele Restaurantului | Date introduse sau colectate de Restaurant în propria relație cu clienții, inclusiv rezervări telefonice, clienți fără rezervare (walk-in), note interne CRM, preferințe operaționale, programul propriu de loyalty și alte date gestionate în scopurile Restaurantului. |
| Date Partajate | Date transmise între HaiLa și Restaurant pentru gestionarea unei solicitări sau rezervări ori pentru actualizarea statusului acesteia. |
| Operator | Partea care stabilește, singură sau împreună cu alții, scopurile și mijloacele prelucrării. |
| Persoană împuternicită | Partea care prelucrează date cu caracter personal în numele unui operator și conform instrucțiunilor documentate ale acestuia. |
| Persoană vizată | Persoana fizică la care se referă datele, inclusiv clientul sau utilizatorul Restaurantului ori al platformei HaiLa. |
| Incident de securitate | Încălcare a securității care conduce, accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, divulgarea neautorizată a datelor ori la accesul neautorizat la acestea. |
| Subîmputernicit | Furnizor (subprocesator) implicat de HaiLa pentru o parte din prelucrarea realizată în numele Restaurantului. |
3. Matricea rolurilor
| Flux | Rolul HaiLa | Rolul Restaurantului | Observație |
|---|---|---|---|
| Contul HaiLa și profilul de utilizator HaiLa | Operator | Fără rol | HaiLa administrează relația utilizatorului cu platforma. |
| Solicitare generată în ecosistemul HaiLa, înainte de transmitere | Operator | Fără rol | HaiLa gestionează fluxul propriu de descoperire și rezervare. |
| Date transmise Restaurantului pentru rezervare | Operator pentru scopurile HaiLa | Operator pentru propriile scopuri de deservire | Fiecare parte răspunde pentru prelucrarea pe care o decide în scop propriu. |
| Statusul rezervării: confirmată, anulată, client sosit, no-show | Operator pentru funcționarea, facturarea, securitatea și analiza proprie | Operator pentru operațiunile Restaurantului | Date partajate în ambele sensuri. |
| Client introdus direct de Restaurant | Persoană împuternicită, în măsura în care doar găzduiește sau procesează la instrucțiune | Operator | Dacă HaiLa folosește ulterior datele în scop propriu, rolul trebuie reevaluat. |
| Note interne CRM ale Restaurantului | Persoană împuternicită | Operator | HaiLa nu le utilizează pentru scopuri proprii fără un temei și o informare distincte. |
| Programul de loyalty propriu al Restaurantului | Persoană împuternicită sau operator, conform configurației | Operator | Rolul exact se stabilește în Anexa comercială, în funcție de modulul activat. |
| Analiza statistică HaiLa la nivel de platformă | Operator | Fără rol | Conform Politicii de confidențialitate și temeiurilor juridice aplicabile. |
| Marketingul Restaurantului | Persoană împuternicită numai dacă livrează tehnic la instrucțiune | Operator | Restaurantul este responsabil pentru temei, lista de destinatari și mesaj. |
5. Datele clienților HaiLa transmise Restaurantului
În funcție de funcționalitate, HaiLa poate transmite Restaurantului:
- prenumele și/sau identificatorul clientului;
- numărul de telefon;
- data și ora solicitate;
- numărul de persoane;
- preferințe relevante pentru rezervare;
- statusul rezervării și actualizări operaționale;
- alte date strict necesare pregătirii și deservirii vizitei.
Restaurantul poate utiliza aceste date pentru confirmarea și gestionarea rezervării, pentru contactarea clientului în legătură cu vizita, pentru pregătirea mesei, pentru gestionarea experienței la locație, pentru respectarea obligațiilor legale și pentru administrarea propriei relații cu clientul.
6. Datele clienților Restaurantului procesate prin HaiLa
Pentru rezervări telefonice, website propriu, clienți fără rezervare (walk-in), CRM intern, note interne sau alte fluxuri inițiate de Restaurant, Restaurantul este, în principal, operatorul. În măsura în care HaiLa doar furnizează infrastructura software și prelucrează datele conform instrucțiunilor Restaurantului, se aplică clauzele din Partea B a prezentului DPA.
7. CRM și note interne
- Restaurantul decide dacă și ce note interne introduce în CRM și este responsabil pentru legalitatea, relevanța și exactitatea acestora.
- Restaurantul nu va introduce note discriminatorii, denigratoare, excesive sau fără legătură cu deservirea clientului.
- Categoriile speciale de date trebuie evitate, cu excepția situațiilor în care sunt strict necesare și există un temei juridic aplicabil.
- HaiLa nu va utiliza notele interne ale Restaurantului pentru ierarhizare, recomandări, scoring, marketing sau alte scopuri proprii fără documentarea unui temei distinct și fără informarea necesară.
- Accesul la notele interne trebuie limitat la personalul autorizat al Restaurantului.
8. Caller ID
- Dacă Restaurantul activează Caller ID, numărul asociat apelului poate fi utilizat pentru a căuta o înregistrare existentă și pentru a afișa personalului autorizat informațiile operaționale disponibile.
- Caller ID nu implică, prin el însuși, înregistrarea conținutului apelului.
- Restaurantul este responsabil pentru utilizarea funcției în propria relație cu clientul.
- HaiLa procesează datele strict în limitele configurației și ale rolului stabilit pentru acel flux.
- Orice funcție de înregistrare audio, de transcriere sau de analiză a apelului necesită documentație separată și nu este acoperită implicit de prezentul DPA.
Partea B. Clauze de prelucrare în numele Restaurantului
Clauzele din această parte se aplică atunci când HaiLa acționează ca persoană împuternicită și prelucrează Datele Restaurantului în numele acestuia.
9. Obiectul, durata, natura și scopul prelucrării
| Element | Descriere |
|---|---|
| Obiect | Furnizarea platformei HaiLa și a modulelor contractate pentru gestionarea rezervărilor, CRM, Hostess, Table Management, Caller ID, loyalty, Website Widget și alte funcționalități activate. |
| Durată | Pe durata Contractului principal și, ulterior, numai atât cât este necesar pentru returnarea sau ștergerea datelor, pentru copiile de siguranță ori pentru obligațiile legale aplicabile. |
| Natura operațiunilor | Colectare, înregistrare, organizare, stocare, consultare, actualizare, transmitere autorizată, corelare, export, ștergere și alte operațiuni necesare furnizării serviciului. |
| Scop | Furnizarea serviciului software conform instrucțiunilor Restaurantului, fără utilizarea datelor procesate exclusiv în numele Restaurantului în scopuri proprii incompatibile. |
10. Persoane vizate și categorii de date
| Categorie | Conținut |
|---|---|
| Persoane vizate | Clienți ai Restaurantului, persoane care fac rezervări, clienți fără rezervare (walk-in), apelanți, persoane înscrise în programe de loyalty și alte persoane gestionate legitim de Restaurant. |
| Date de identificare și de contact | Prenume, nume dacă este introdus, număr de telefon, adresă de e-mail dacă este disponibilă. |
| Date operaționale | Data și ora rezervării, numărul de persoane, masa, zona, statusul, istoricul vizitelor, sursa rezervării. |
| Preferințe | Preferințe de așezare, de masă, de limbă și alte preferințe operaționale. |
| Note interne | Observații create de Restaurant pentru deservirea clientului. |
| Loyalty | Identificatori, nivel sau statut, beneficii, istoric relevant, dacă modulul este activat. |
| Date tehnice | Identificatori interni, marcaje de timp, jurnale de acces și de audit, numai în măsura necesară furnizării și securității serviciului. |
| Categorii speciale | Nu sunt destinate prelucrării de rutină. Pot apărea incidental numai dacă Restaurantul le introduce sau dacă sunt strict necesare pentru o cerință specifică; Restaurantul rămâne responsabil pentru temeiul aplicabil. |
11. Instrucțiunile Restaurantului
HaiLa prelucrează Datele Restaurantului numai pe baza instrucțiunilor documentate ale Restaurantului, inclusiv în ceea ce privește transferurile, cu excepția cazului în care legea impune altfel.
Instrucțiunile rezultă din Contractul principal, din modulele activate, din configurațiile făcute de utilizatorii autorizați ai Restaurantului, din prezentul DPA și din instrucțiunile scrise ulterioare acceptate de HaiLa.
Dacă HaiLa consideră în mod rezonabil că o instrucțiune încalcă legislația aplicabilă privind protecția datelor, va informa Restaurantul și poate suspenda executarea instrucțiunii până la clarificare.
12. Confidențialitate și acces
- HaiLa se asigură că persoanele autorizate să prelucreze Datele Restaurantului sunt supuse obligațiilor de confidențialitate.
- Accesul este acordat pe principiul necesității de a cunoaște și, unde este posibil, al privilegiului minim.
- HaiLa menține mecanisme de autentificare și de control al accesului adecvate riscului.
- Restaurantul este responsabil pentru gestionarea conturilor, a rolurilor și a credențialelor propriei echipe.
13. Măsuri tehnice și organizatorice
| Domeniu | Măsură generală |
|---|---|
| Controlul accesului | Roluri și permisiuni, autentificare, limitarea accesului la personalul autorizat. |
| Securitatea comunicațiilor | Protecția comunicațiilor prin protocoale criptate adecvate. |
| Jurnalizare | Jurnale tehnice și monitorizarea erorilor pentru operațiuni relevante, în funcție de modul. |
| Managementul vulnerabilităților | Actualizări, corecții de securitate și măsuri de reducere a vulnerabilităților, potrivit proceselor tehnice. |
| Incidente | Proces pentru detectarea, evaluarea, documentarea și escaladarea incidentelor. |
| Revizuire | Evaluarea periodică a eficacității măsurilor, în funcție de risc și de evoluția serviciului. |
Măsurile pot fi actualizate pe parcursul serviciului, cu condiția să nu reducă în mod material nivelul general de protecție aplicabil prelucrării.
14. Subîmputerniciți
- Restaurantul autorizează HaiLa să utilizeze subîmputerniciți pentru furnizarea serviciului, sub rezerva condițiilor din prezenta secțiune.
- HaiLa va impune subîmputerniciților obligații de protecție a datelor substanțial echivalente cu cele relevante din prezentul DPA.
- HaiLa va menține o listă actuală a subîmputerniciților relevanți și o va pune la dispoziția Restaurantului, potrivit Anexei B.
- Pentru un subîmputernicit nou care implică Datele Restaurantului, HaiLa va oferi o informare prealabilă rezonabilă, prin mecanismul contractual sau prin canalul stabilit.
- Restaurantul poate formula o obiecție motivată, din motive serioase de protecție a datelor. Părțile vor încerca să identifice o soluție rezonabilă.
- HaiLa răspunde în continuare față de Restaurant pentru îndeplinirea obligațiilor asumate de subîmputernicit, în măsura prevăzută de lege și de contract.
15. Transferuri internaționale
HaiLa nu va transfera Datele Restaurantului către un stat sau către o organizație internațională decât în baza unui mecanism legal aplicabil și a instrucțiunilor documentate aferente serviciului.
După caz, mecanismele pot include o decizie privind caracterul adecvat, clauze contractuale standard sau alte garanții permise de Legea nr. 195/2024.
Locațiile de prelucrare declarate de HaiLa sunt indicate în Lista subîmputerniciților.
16. Cererile persoanelor vizate
- Dacă HaiLa primește direct o cerere care privește în mod evident Datele Restaurantului procesate exclusiv în numele acestuia, HaiLa va informa Restaurantul și, dacă este cazul, va direcționa solicitantul către Restaurant.
- HaiLa va oferi Restaurantului asistență rezonabilă pentru acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, ținând cont de natura prelucrării și de informațiile disponibile.
- Restaurantul rămâne responsabil pentru evaluarea legală a cererii și pentru răspunsul către persoana vizată, dacă este operatorul competent.
- Dacă cererea privește și Date HaiLa pentru care HaiLa este operator, HaiLa va soluționa separat partea care îi revine.
17. Incidente de securitate
HaiLa va notifica Restaurantul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de un incident de securitate care afectează Datele Restaurantului procesate în numele acestuia.
Notificarea va include, în măsura în care informațiile sunt disponibile:
- natura incidentului;
- categoriile de date și de persoane afectate, dacă sunt cunoscute;
- consecințele probabile;
- măsurile luate sau propuse;
- punctul de contact pentru coordonare;
- informații suplimentare, pe măsură ce investigația evoluează.
Restaurantul este responsabil pentru evaluarea obligației sale de notificare către Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (CNPDCP) și/sau către persoanele vizate atunci când acționează ca operator. HaiLa va oferi asistență rezonabilă în acest proces.
18. Evaluarea impactului (DPIA) și consultarea prealabilă
Ținând cont de natura prelucrării și de informațiile disponibile, HaiLa va oferi Restaurantului asistență rezonabilă pentru evaluările de impact asupra protecției datelor și, dacă este cazul, pentru consultarea prealabilă a autorității competente.
19. Evidențe și demonstrarea conformității
- HaiLa păstrează evidențele cerute de lege pentru activitățile de prelucrare desfășurate în numele operatorilor, în măsura în care obligația este aplicabilă.
- HaiLa va pune la dispoziția Restaurantului informațiile rezonabil necesare pentru demonstrarea conformității cu obligațiile aplicabile persoanei împuternicite.
- Orice informație furnizată în acest scop rămâne confidențială și nu poate fi utilizată în alte scopuri.
20. Audit
Restaurantul poate solicita informații și dovezi rezonabile privind conformitatea HaiLa cu prezentul DPA. Auditul direct la sediu se utilizează numai dacă documentația disponibilă nu este suficientă sau dacă există un motiv rezonabil legat de un incident ori de o neconformitate materială.
- Auditul se notifică într-un termen rezonabil, cu excepția urgențelor justificate.
- Auditul se desfășoară în timpul programului normal și fără a compromite securitatea altor clienți, secretele comerciale sau infrastructura HaiLa.
- Părțile pot conveni utilizarea unui auditor independent supus confidențialității.
- Costurile extraordinare generate de audit pot fi suportate de Restaurant dacă auditul nu identifică o neconformitate materială imputabilă HaiLa, în măsura permisă de contract.
21. Returnarea și ștergerea datelor
La încetarea serviciului relevant, la alegerea Restaurantului și sub rezerva obligațiilor legale, HaiLa va șterge sau va returna Datele Restaurantului procesate exclusiv în numele acestuia.
Datele pot rămâne temporar în copii de siguranță până la rotația normală a acestora, cu acces restricționat și fără utilizare activă, cu excepția restaurării necesare.
Această obligație nu impune ștergerea Datelor HaiLa pentru care HaiLa are un rol independent de operator și un temei propriu de păstrare.
22. Obligațiile Restaurantului
Restaurantul are obligația:
- să se asigure că datele furnizate către HaiLa sunt colectate și prelucrate legal;
- să furnizeze persoanelor vizate informările necesare pentru propriile prelucrări;
- să configureze și să utilizeze platforma în mod conform cu legea;
- să gestioneze accesul angajaților și să dezactiveze prompt conturile care nu mai sunt necesare;
- să evite introducerea de date excesive sau sensibile fără necesitate și temei legal;
- să răspundă cererilor persoanelor vizate pentru care este operator;
- să informeze HaiLa despre orice instrucțiune sau incident relevant pentru prelucrarea realizată prin platformă.
23. Obligațiile HaiLa
HaiLa are obligația:
- să prelucreze Datele Restaurantului conform instrucțiunilor documentate, pentru fluxurile în care acționează ca persoană împuternicită;
- să aplice măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului;
- să păstreze confidențialitatea;
- să controleze și să documenteze subîmputerniciții relevanți;
- să asiste Restaurantul, în limite rezonabile, pentru drepturile persoanelor vizate, incidente, DPIA și demonstrarea conformității;
- să nu utilizeze Datele Restaurantului în scopuri proprii incompatibile cu rolul de persoană împuternicită.
24. Instrucțiuni ilegale și utilizare abuzivă
HaiLa poate refuza sau suspenda o instrucțiune care ar încălca în mod evident legislația privind protecția datelor, securitatea serviciului sau drepturile altor clienți. HaiLa va informa Restaurantul despre motiv, în măsura permisă de lege.
25. Răspundere
Fiecare parte răspunde pentru propriile încălcări ale obligațiilor legale și contractuale, în limitele prevăzute de lege și de Contractul principal. Prezentul DPA nu limitează drepturile persoanelor vizate și nu poate elimina răspunderea care nu poate fi exclusă prin lege.
Dacă o prelucrare este calificată de autoritatea competentă sau de instanță într-un mod diferit de rolul estimat de părți, părțile vor coopera pentru ajustarea documentației și a proceselor relevante.
26. Prioritatea documentelor
În caz de conflict între prezentul DPA și Contractul principal cu privire la protecția datelor, prevalează prezentul DPA pentru aspectele de protecție a datelor. Pentru aspectele comerciale și financiare rămâne aplicabil Contractul principal.
27. Durata
Prezentul DPA se aplică pe întreaga perioadă în care HaiLa prelucrează date cu caracter personal pentru Restaurant sau împreună cu acesta, în legătură cu serviciile contractate.
Anexa A. Instrucțiuni documentate și module
Instrucțiunile generale de mai jos se aplică modulelor activate pentru Restaurant, conform pachetului contractat și Anexei comerciale.
| Modul | Instrucțiune generală |
|---|---|
| Reservation Management | Gestionarea rezervărilor introduse sau controlate de Restaurant. |
| Hostess App | Acces operațional și actualizarea statusurilor. |
| Table Management | Mese, zone, alocare și stare operațională. |
| CRM Restaurant | Profiluri, istoric și note interne ale Restaurantului. |
| Caller ID | Asocierea numărului apelant cu fișa existentă. |
| Website Widget | Solicitări din canalul propriu al Restaurantului. |
| Loyalty | Program de fidelizare, conform configurației. |
| Waiter App | Fluxuri operaționale ale personalului. |
| POS Integration | Schimb de date cu sistemul POS, în limita integrării. |
| Marketing delivery | Transmitere tehnică la instrucțiunea Restaurantului, dacă este contractată. |
Anexa B. Subîmputerniciți
Subîmputerniciții utilizați de HaiLa, serviciile pe care le furnizează, datele pe care le primesc și locațiile de prelucrare sunt cei din Lista subîmputerniciților, publicată pe restaurants.haila.md/legal/subprocessors. Lista este menținută actuală, iar modificările ei se anunță potrivit secțiunii 14.
Anexa C. Contacte pentru protecția datelor și incidente
- HaiLa: dpo@haila.md, pentru confidențialitate, incidente și aspecte legate de prezentul DPA.
- Restaurantul: contactul indicat în Contractul principal, în formularul de aderare sau în oferta acceptată.