Cum funcționează

Orice rezervare venită prin HaiLa începe ca cerere în așteptare și trece printr-un șir scurt de stări. Fiecare trecere dintr-o stare în alta decide ce primește oaspetele și ce ajunge pe factura ta.

Refuzul nu este un mecanism aparte. A refuza înseamnă a anula cererea cât timp este încă În așteptare, deci o cerere refuzată ajunge tot Anulată. Butoanele se numesc diferit în funcție de momentul din viața rezervării, dar starea finală este aceeași.

Rezervările pe care le scrii tu, la telefon sau la ușă, sar peste starea În așteptare: se creează direct Confirmate, cu cod de confirmare, pentru că nu ai ce să îți accepți singur.

Fiecare cerere are un termen de răspuns: 4 ore dacă este pentru ziua curentă și 24 de ore dacă este pentru altă zi. Termenul se încheie însă cel târziu cu o oră înainte de ora rezervării. O cerere venită atât de târziu încât momentul acesta a trecut deja primește totuși 15 minute, iar termenul nu trece nici atunci de ora rezervării.

Pe parcurs primești două semnale: o reamintire la 15 minute de la sosirea cererii (localul o poate seta la 30 sau 60 de minute) și o alertă urgentă cu 30 de minute înainte de termen. Când termenul este scurt, vine doar alerta urgentă.

Termenul nu anulează nimic. După ce trece, cererea rămâne În așteptare, în lista ta și în contul oaspetelui, iar tu poți în continuare să o accepți, să o refuzi sau să propui altă oră. Cât timp nu o accepți, nu se facturează.

O rezervare confirmată de care nu se atinge nimeni se închide singură la sfârșitul perioadei de verificare de după ora ei. Una la care ai marcat că grupul s-a așezat se închide la 8 ore, dar socotite de la momentul în care ai apăsat, nu de la ora rezervării: un grup așezat cu o oră întârziere se închide cu o oră mai târziu. Închiderea automată este identică cu cea făcută de echipă, inclusiv invitația la recenzie trimisă oaspetelui.

De aceea o rezervare la care oaspetele nu a venit trebuie marcată Neprezentare în perioada de verificare de după ora ei (durata o găsești în Facturare HaiLa, la Cum se socotește). După aceea se închide singură ca vizită, iar invitația la recenzie pleacă la vreo trei ore și jumătate de la ora rezervării: cam două ore după ora la care s-ar fi terminat masa, la o durată obișnuită de 90 de minute. O rezervare marcată Neprezentare la timp nu primește invitația.

Oaspetele primește și el două reamintiri pentru o rezervare confirmată: una cu 24 de ore înainte, pe care se poate baza pe email, și una cu o oră înainte, în aplicație. Notificarea din aplicație pentru cea de la 24 de ore pleacă doar uneori, deci nu conta pe ea.

Oaspetele își poate schimba singur rezervarea confirmată până cu 4 ore înainte de ora ei, dacă nu am stabilit altfel pentru localul tău. Poate schimba data și ora, numărul de persoane, numele, telefonul și cerințele speciale.

Când modifici tu aceleași câmpuri din aplicația Pro, starea nu se schimbă și oaspetele nu primește nicio notificare. Codul lui de confirmare rămâne același. Reamintirea cu o oră înainte se mută pe ora nouă, dar cea de la 24 de ore rămâne pe ora veche, deci un oaspete mutat de pe 20:00 pe 21:00 primește reamintirea pentru 20:00. Dacă schimbarea îl privește, sună-l.

După ora limită, sau după ce a lăsat o recenzie, oaspetele nu mai poate modifica nimic singur. Îi rămân anularea și telefonul tău.