Перейти к содержимому
RU
RomânăROРусскийRUEnglishENItalianoITFrançaisFRDeutschDEEspañolES
Войти в аккаунтЗапросить демо

Бронирования

Всё, что связано с бронированием: от заявки до освобождения стола.

Читаете новую заявку и принимаете решение

#

Любое бронирование через HaiLa начинается как заявка в ожидании. Пока вы не ответили, гость не знает, есть ли у него столик, а заявка сама не закрывается: она ждёт вас.

  1. Откройте раздел Сегодня.
  2. Прочитайте список заявок, которые ждут решения; самая старая идёт первой, и у каждой видно, сколько минут она ждёт.
  3. За всеми деталями брони откройте раздел Брони и нажмите на имя гостя.
Что видит гость

Пока вы только читаете, для гостя ничего не меняется. В его приложении бронь остаётся в статусе Ожидает, и он получил лишь подтверждение, что заявка до вас дошла.

Важно
  • У каждой заявки есть срок ответа: 4 часа для заявки на сегодня и 24 часа для заявки на другой день. При этом срок истекает не позже чем за час до времени брони. Если заявка пришла так поздно, что этот час уже прошёл, у вас всё равно есть 15 минут, но срок не выходит за время самой брони.
  • Вы получаете напоминание через 15 минут после заявки (заведение может изменить этот интервал на 30 или 60 минут) и срочное предупреждение за 30 минут до окончания срока. Когда срок истекает, заявка не отменяется и не исчезает: она остаётся в статусе Ожидает и у вас, и у гостя, пока вы её не примете, не отклоните или не предложите другое время либо пока её не отменит гость.

Принять бронирование

#

Новая заявка остаётся в ожидании, пока вы не ответите. Пока ответа нет, гость не знает, забронирован ли столик.

  1. Откройте раздел Сегодня.
  2. Найдите заявку в списке действий.
  3. Нажмите Принять.
Что видит гость

Бронирование переходит в статус подтверждено. Гость получает уведомление и письмо с кодом подтверждения, затем напоминание за 24 часа и ещё одно за час. Если бронь попадает в счёт, то в счёт за месяц, на который она назначена, а не за месяц, когда вы её подтвердили.

Важно
  • Если вы не можете принять группу в указанное время, предложите другое время вместо отказа.
  • В панели кнопка называется Принять в разделе Сегодня и Подтвердить в разделе Брони. Делают они одно и то же.

Отклоняете заявку, которую не можете принять

#

Быстрый отказ оставляет гостю время найти другое место. Отказ ничего не стоит, а заявка без ответа держит гостя в ожидании.

  1. Откройте раздел Сегодня.
  2. Найдите заявку в списке действий.
  3. Нажмите Отклонить.
Что видит гость

Бронирование становится Отменено. Гость получает уведомление о том, что ресторан не смог принять заявку, и письмо об отмене. За отклонённую заявку вы не платите, как и за ту, что осталась без ответа.

Важно
  • Поля для причины нет, поэтому гость не узнает, почему вы отказали. Если причина важна, позвоните ему.
  • Отказ и отмена это одно и то же действие в разные моменты жизни брони: оба переводят её в статус Отменена. Кнопки называются по-разному, последствия одинаковые.
  • В панели кнопка срабатывает сразу, без окна подтверждения. В Lite и Pro вас сначала просят подтвердить.
  • Если вы можете принять его в другое время, предложение сохраняет заявку живой; отказ её закрывает.

Предлагаете другое время вместо отказа

#

Когда запрошенное время не подходит, а другое подходит, предложение удерживает гостя. Пока предложение ждёт ответа, напоминания по заявке не приходят.

  1. Откройте заявку во вкладке Сегодня или Бронирования.
  2. Нажмите Предложить.
  3. Выберите дату и время или возьмите вариант из Быстрого выбора.
  4. Нажмите Отправить предложение.
Что видит гость

Бронь остаётся в статусе Ожидает, а гость получает письмо и уведомление с предложенным временем, которое он может принять или отклонить в приложении. Если он согласится, бронь перейдёт на новое время, станет Подтверждена и получит код подтверждения.

Важно
  • Предложить время можно и по уже подтверждённой брони, но тогда она вернётся в Ожидает, пока гость не ответит.
  • Когда вы запускаете автоматическое назначение в разделе Планирование и для брони нет свободного стола, её карточка сама предлагает ближайшее свободное время: Нет свободного стола, предложить 19:30. Это то же самое предложение, отправленное из другого места.
  • Предложение без ответа не сгорает никогда. Пока гость молчит, заявка может стоять так сколько угодно, поэтому позвоните ему, если он не ответил до следующего дня.
  • Предложенное время должно быть в будущем; предложение на прошедший час принять уже нельзя.

Смотрите, принял ли гость ваше предложение

#

Ни одно приложение не уведомляет вас о том, что гость ответил на предложение. Если не проверить, принятая бронь останется незамеченной, а отклонённая тихо вернётся в ожидание.

  1. Откройте вкладку Бронирования.
  2. Найдите бронь.
  3. Пока написано Вы предложили и время, гость не ответил.
  4. Когда эта строка исчезнет, посмотрите на статус: Подтверждена означает согласие, а возврат в ожидание, с кнопками Принять и Предложить, означает отказ.
Что видит гость

Если гость соглашается, его бронь переходит на новое время, становится Подтверждена и получает код подтверждения. Если отказывается, он больше ничего не получает, а заявка возвращается к вам, и срок ответа продолжает идти.

Важно
  • Уведомления не приходят ни при согласии, ни при отказе.
  • Pro нигде не показывает, что предложение отправлено и ждёт ответа; единственный след это изменившееся время. Только Lite пишет Вы предложили и время.

Отмечаете, что гости сели за стол

#

Посадка это единственный признак того, что гость действительно пришёл. Она убирает бронь из списка ожидаемых и показывает стол занятым в плане зала.

  1. Откройте раздел Сегодня.
  2. Найдите подтверждённую бронь в блоке Сегодняшний сервис.
  3. Нажмите Посадить.
Что видит гость

Гость не получает ничего; посадка это внутренний сигнал. В его приложении бронь остаётся подтверждённой.

Важно
  • Бронь, оставшаяся за столом, закрывается автоматически через 8 часов после того, как вы отметили гостя за столом.
  • На Android после времени брони карточка заменяет быструю кнопку Посадить на Неявку. Если компания опаздывает, откройте бронь: в деталях кнопка Посадить сейчас остаётся. На iPad быстрая кнопка остаётся и на карточке.

Закрываете бронь, когда гости уходят

#

Закрытие освобождает стол и отправляет приглашение оставить отзыв. Если вы этого не сделаете, HaiLa закроет бронь сама, но позже, и приглашение всё равно уйдёт.

  1. Откройте раздел Сегодня.
  2. Найдите бронь, гости которой за столом.
  3. Нажмите Завершить.
Что видит гость

Бронь становится Завершена, а гость получает уведомление с приглашением оставить отзыв.

Важно
  • Подтверждённая бронь закрывается автоматически по окончании периода проверки после своего времени, а бронь за столом через 8 часов после того, как вы её так отметили.
  • Автоматическое закрытие отправляет то же приглашение к отзыву. Поэтому бронь, на которую гость не пришёл, нужно отметить как Неявку, а не оставлять закрываться самой.

Отмечаете неявку

#

Неявка это единственный след того, что гость не пришёл. Без неё бронь автоматически закроется как завершённая, и гостя пригласят написать отзыв о визите, которого не было.

  1. Откройте раздел Сегодня.
  2. Найдите подтверждённую бронь после того, как её время прошло.
  3. Нажмите Неявка.
Что видит гость

Бронь становится Не пришёл и остаётся в истории гостя. Гость не получает никакого уведомления. Неявка ничего вам не стоит: она есть в отчёте за месяц, чтобы вы её видели, но не входит ни в одну сумму.

Важно
  • В Lite и Pro кнопка появляется только после времени брони, чтобы будущую бронь нельзя было отметить по ошибке. В панели такой защиты нет: там Неявку можно нажать в любой момент, без окна подтверждения, и результат необратим.
  • Если гость предупредил, что не придёт, отмените бронь вместо неявки: так гость получит письмо об отмене, а в его истории не останется неявки. Ни то, ни другое вам ничего не стоит: отменённая вами бронь не учитывается никогда, а неявка бесплатна.
  • Подтверждённая бронь, которую никто не тронул, закрывается сама по окончании периода проверки после своего времени и учитывается как состоявшийся визит. Если гость не пришёл, отметьте неявку в течение этого периода, и бронь выпадет из суммы. Сколько длится период, написано в разделе Счета HaiLa, в блоке Как считается.

Отменяете уже подтверждённую бронь

#

На кухне авария, стол задвоился, гость позвонил. Отмена предупреждает гостя и убирает бронь из счёта.

  1. Откройте раздел Брони.
  2. Нажмите на имя гостя.
  3. Нажмите Отменить в открывшейся панели.
Что видит гость

Бронь становится Отменена, и гость получает письмо об отмене. Бронь, отменённая вами, не попадает в счёт никогда. Отменённая гостем тоже не попадает, когда бы он её ни отменил.

Важно
  • В разделе Сегодня кнопки отмены для подтверждённой брони нет. Используйте раздел Брони.
  • В панели кнопка срабатывает сразу, без окна подтверждения.
  • Сумма не фиксируется по дням: каждая бронь пересчитывается при каждой смене статуса, а счёт за месяц готовится 1-го числа следующего месяца. Бронь, которую вы отменили до этого, выпадает из суммы, даже если уже учитывалась.
  • Если вы по ошибке закрыли сегодняшнюю бронь, приложение Pro может вернуть её в работу кнопкой Открыть снова. Для прошедшего дня этой кнопки уже нет.

Принимаете бронь по телефону

#

Бронь, принятая по телефону и записанная в HaiLa, занимает стол там же, где и онлайн-брони, поэтому они не накладываются. Брони, внесённые командой, считаются собственным каналом: 0 евро в PRO и PRO+; в LITE первые 15 в месяц включены, дальше 0,50 евро.

  1. Откройте раздел Бронирования.
  2. Нажмите Новое бронирование.
  3. Выберите дату, время и число гостей.
  4. Выберите стол или пропустите этот шаг.
  5. Впишите имя и телефон, затем подтвердите бронь.
Что видит гость

Бронь создаётся сразу Подтверждённой, с кодом подтверждения. Если вы вписали и почту, гость получит подтверждение письмом. Если нет, у него останется только то, что вы сказали по телефону, потому что бронь не привязана ни к одному аккаунту HaiLa.

Важно
  • Имя и телефон обязательны.
  • Нельзя создать бронь больше чем на 24 часа в прошлом.
  • Телефонная бронь не привязана к аккаунту HaiLa, поэтому в программу лояльности она не попадает.

Узнаёте гостя, который уже был

#

Знакомому гостю не нужно диктовать данные заново. Выбранный из списка, он остаётся связан со своей карточкой, поэтому в следующий раз вы видите визиты, заметки команды и неявки.

  1. Откройте раздел Бронирования и нажмите Новое бронирование.
  2. На шаге с данными гостя начните вводить имя или телефон.
  3. Выберите гостя из результатов; имя и телефон подставятся сами.
Что видит гость

Гость не видит ничего особенного. Бронь остаётся связанной с его карточкой, поэтому в следующий визит команда видит, сколько раз он был и какие заметки вы оставили.

Важно
  • Поиск начинается от 2 символов.
  • Если гостя нет в списке, впишите имя и телефон вручную.

Добавляете гостя без брони

#

Гость с улицы занимает реальный стол. Если его не внести, план зала покажет стол свободным и кто-нибудь посадит на него другую бронь.

  1. Откройте раздел План зала.
  2. Нажмите на свободный стол.
  3. Выберите Посадить гостя без брони.
  4. Укажите число гостей и подтвердите.
Что видит гость

Уведомлений не получает никто, потому что брони в HaiLa у гостя нет. Стол становится занятым в плане зала, а визит закрывается кнопкой Завершить визит.

Важно
  • У гостя без брони нет кода подтверждения, и в программу лояльности он не попадает.

Назначаете столик брони

#

Бронь без стола это обещание без места. Назначение связывает её с реальным столом, поэтому один и тот же стол не достанется двум компаниям.

  1. Откройте раздел Планирование.
  2. Найдите бронь в нижней ленте, где стоят брони без стола.
  3. Перетащите карточку брони на свободный стол.
Что видит гость

При назначении гость не получает никакого уведомления. Стол появляется на брони в плане зала и в колонке Стол в панели.

Важно
  • Карточка понимает два жеста: нажатие открывает бронь, чтобы её проверить, а перетаскивание на стол назначает его сразу. Назначение записывается в тот момент, когда вы отпускаете карточку над столом.
  • Назначение перетаскиванием не оставляет полосы отмены, а назначение из брони, кнопкой Назначить стол, оставляет. Если вам нужна страховка, назначайте из брони.
  • Компания больше стола запускает назначение сразу на несколько столов.

Пересаживаете компанию за другой стол

#

Компании пересаживаются: просят другую зону, освободился соседний стол, у окна дует. Пересадка в приложении держит план зала честным для всей команды.

  1. Откройте раздел План зала или Планирование.
  2. Перетащите бронь со старого стола на новый.
  3. Или откройте бронь и нажмите Сменить стол.
Что видит гость

Гость не получает никакого уведомления. Старый стол становится свободным, а новый занятым, и это видит вся команда.

Важно
  • Если вы меняете время брони, у которой уже есть стол, а на новое время он занят, приложение спросит, снять ли стол с брони.

Снимаете стол с брони

#

Снятый стол сразу освобождается для других. Так делают, когда компания уже не придёт к этому часу или когда вы хотите пересобрать весь вечер заново.

  1. Откройте бронь, из раздела Бронирования или из Плана зала.
  2. Нажмите Убрать стол.
Что видит гость

Гость не получает никакого уведомления, и бронь остаётся подтверждённой. Стол снова становится свободным, а бронь возвращается в ленту броней без стола.

Важно
  • Снятие стола не отменяет бронь. Гость всё равно придёт, просто места для него пока не готово.

Позволяете Планированию назначить столы

#

При тридцати бронях за вечер назначение по одной съедает сервис. Автоматическое назначение проходит по всем, сажает то, что подходит, и оставляет вам только случаи, где нужен человек.

  1. Откройте раздел Планирование и выберите день.
  2. Нажмите кнопку автоматического назначения: Автораспределение на Android и Авто-назначение на iPad.
  3. Следите за полосой прогресса: сколько броней получили стол, сколько попало в Требуют внимания и сколько пропущено.
  4. Разберите по очереди брони из блока Требуют внимания.
  5. Если нужно отменить весь прогон, нажмите Отменить рядом с кнопкой автоматического назначения.
Что видит гость

За назначения гости не получают ничего. Единственное исключение это режим Автоматически: если подходящего стола нет, HaiLa сам предлагает гостю ближайшее свободное время, и он получает предложение письмом и в приложении.

Важно
  • Брони с особыми пожеланиями не назначаются вслепую; в ручном режиме они приходят к вам, в блок Требуют внимания.
  • Автоматическое назначение работает только по дню, открытому в Планировании.
  • У кнопки Отменить рядом с автоматическим назначением нет таймера: она остаётся, пока вы её не нажмёте или не запустите новый прогон, и одним нажатием откатывает весь прогон.

Выбираете между режимами Вручную и Автоматически

#

Настройка решает, кто выбирает стол: команда или система. В автоматическом режиме HaiLa может отправить гостю предложение другого времени без единого нажатия, поэтому стоит знать, в каком режиме вы работаете.

  1. Откройте Настройки.
  2. Выберите Правила броней.
  3. В строке Назначение столов выберите Вручную или Автоматически.
  4. Нажмите Сохранить.
Что видит гость

В ручном режиме гость не видит ничего: стол выбирает команда. В автоматическом бронь, для которой стол не нашёлся, сама получает предложение другого времени, и гость видит его письмом и в приложении, с возможностью принять или отклонить.

Важно
  • В панели это правило, которое вы задаёте, а не действие. Панель не назначает столы ни в ручном режиме, ни в автоматическом; в ручном стол выбирает команда из приложения Pro.
  • Одна и та же настройка называется по-разному: Вручную в панели и Спрашивать меня в приложении Pro.
  • Настройка принадлежит заведению, а не телефону. Изменённая в одном месте, она действует везде.

Отменяете назначение стола

#

Палец промахивается. Отмена исправляет сразу, без поиска брони обратно по списку.

  1. Откройте бронь и назначьте стол кнопкой Назначить стол.
  2. Внизу экрана появится полоса с именем гостя и столом; нажмите на ней Отменить.
  3. Если вы назначили стол перетаскиванием карточки, полосы не будет: откройте бронь и используйте Убрать стол или Сменить стол.
  4. После автоматического назначения нажмите Отменить в верхней части раздела Планирование, чтобы откатить весь прогон.
Что видит гость

Гость не видит ничего ни при назначении, ни при его отмене. Стол снова освобождается, а бронь возвращается в ленту броней без стола.

Важно
  • Полоса отмены появляется только при назначении из самой брони, а не при перетаскивании. У перетаскивания страховки нет, поэтому смотрите на стол, прежде чем отпустить карточку.
  • Полоса держится на экране несколько секунд. После этого исправляйте из самой брони.
  • В Таймлайне у ошибочной пересадки есть своя полоса внизу экрана, с кнопкой Отменить перемещение.

Меняете время, число гостей или заметки

#

Компания выросла с четырёх до шести, кто-то опаздывает на полчаса. Изменение держит бронь верной для всей команды, но гостя оно не уведомляет, так что поговорите с ним сами.

  1. Откройте раздел Бронирования.
  2. Откройте бронь.
  3. Нажмите Изменить.
  4. Поменяйте нужное: имя, телефон, почту, дату и время, число гостей или особые пожелания.
  5. Нажмите Готово.
Что видит гость

Когда бронь меняете вы, гость не получает никакого уведомления, а его код подтверждения остаётся прежним. Напоминание за час переезжает на новое время, а напоминание за сутки остаётся на старом. Если изменение касается гостя, позвоните ему.

Важно
  • Когда гость сам меняет подтверждённую бронь, она возвращается в Ожидает, и её нужно принять заново.
  • Если вы переносите бронь на время, когда назначенный стол занят, приложение предложит снять стол.

Работаете один день сервиса

#

Во время сервиса важен только один день. Вид по дню показывает всё, что происходит сегодня, по порядку часов, без шума остальной недели.

  1. Откройте раздел Брони.
  2. Выберите День.
  3. Перейдите к нужному дню кнопками Назад и Вперёд; календаря нет, дни листаются по одному.
  4. Отфильтруйте по статусу или найдите по имени, телефону либо столу.
Что видит гость

Для гостя ничего не меняется. Это только способ, которым вы читаете день.

Важно
  • Раздел Сегодня жёстко привязан к текущему дню и не имеет выбора даты. Для любого другого дня переходите в раздел Брони.

Смотрите на всю неделю

#

Неделя показывает, где собирается нагрузка, поэтому видно, когда ставить людей в смену и когда ещё можно принять большую компанию.

  1. Откройте раздел Брони.
  2. Выберите Неделя.
  3. Переходите от недели к неделе кнопками Назад и Вперёд.
  4. У каждого дня видно, сколько в нём гостей и сколько броней.
Что видит гость

Для гостя ничего не меняется. Это только способ, которым вы читаете неделю.

Важно
  • Фильтры и поиск остаются включёнными при переходе от Дня к Неделе.

Читаете таймлайн и ловите наложения

#

Таймлайн ставит часы рядом, поэтому сразу видно, какая компания опаздывает, какой стол сидит дольше нормы и где две брони налезают на один стол.

  1. Откройте раздел Бронирования.
  2. Выберите Таймлайн.
  3. Выберите сервис: Обед, Ужин или Весь день.
  4. Читайте пометки на карточках: минуты опоздания, превышение длительности и Скоро прибудет.
Что видит гость

Для гостя ничего не меняется. Таймлайн только показывает; чтобы что-то изменить, откройте бронь.

Важно
  • Бронь можно перетащить на другой стол прямо из Таймлайна. После пересадки внизу экрана появляется полоса с кнопкой Отменить перемещение.
  • Длительность визита берётся из настройки Среднее время за столом в настройках заведения. Если таймлайн постоянно показывает превышения, длительность выставлена слишком короткой.

Звоните гостю из приложения

#

Звонок решает за тридцать секунд то, чего уведомление не решает вовсе: опаздывающую компанию, освободившийся раньше стол, непонятное особое пожелание.

  1. Откройте раздел Брони.
  2. Нажмите на имя гостя.
  3. Нажмите на номер телефона в панели.
Что видит гость

Гость видит звонок с вашего номера, а не от HaiLa. В самой брони ничего не меняется, пока вы что-нибудь не измените.

Важно
  • В панели номер открывает приложение для звонков на компьютере. Если такого нет, скопируйте номер.
  • Раздел Сегодня не показывает телефон, хотя знает его. Нажимаемые номера есть в разделе Брони, в панели брони, и в разделе Гости, в карточке гостя.
  • У броней без телефона кнопки звонка нет.